הפחיתו שאלות ושינויים באמצע הפרויקט, הפתעות בתשלום העמלות והשערות מיותרות מהרגע הראשון. השתלטו על תהליך התכנון על ידי שכירת חברת מולטימדיה שתספק לכם את הסחורה בזמן, במסגרת התקציב ותהיה תואמת לציפיות שלכם מהאירוע.

כל חברות המולטימדיה מציעות פתרונות אודיו (שמע), וידאו ותאורה, אך לא כולן יכולות להביא לכם את היצירתיות, הארגון והתמיכה הנחוצים לכם לקיום אירוע מושלם. הנה 6 טיפים שיעזרו לכם לבחור בחברה המתאימה ביותר עבורכם:

1. אתם לא חייבים לשכור את חברת המולטימדיה שמציע לכם אולם האירועים

אם אתם מחפשים מקומות עבור האירוע שלכם, דעו לכם שרובם מאפשרים להביא חברת מולטימדיה משלכם שתנהל את צרכי התאורה, הוידאו והשמע. אם החברה של המקום כלולה אוטומטית בהצעת המחיר, בדרך כלל אתם יכולים לנהל משא ומתן על עלות נמוכה יותר אם אתם מבטלים את השימוש בה.

בעת הזמנת המקום, שאלו על כל מגבלות או הנחיות שיש להם למשלוח ציוד או התקנות מכשירים ניידים, למשל. זה יעזור לחברת המולטימדיה האישית שלכם להתכונן לכל שינוי שנדרש.

חיפוש של חברות מולטימדיה יכול לחסוך לכם כסף ולהגדיל את הערך שאתם מקבלים

בדיוק כמו בכל פרויקט, בקשו הצעות מחיר ממספר חברות. מכיוון שפורמטים של הצעות מחיר ופרטים כלולים יכולים להשתנות, עשו את הבדיקה שלכם על ידי עיון בהצעת המחיר של כל חברה. בדקו אם צוינו עמלות כלליות כמו ציוד, עבודה, תשלום על שעות נוספות ועלויות שניתנות להרחבה.

הציוד והטכנולוגיה העדכניים ביותר של תאורה, אודיו ווידאו

לכל חברה יש מלאי משלה של ציוד מולטימדיה. התחזוקה וכמות הציוד משתנים בין חברה אחת לאחרת.

ודאו שאתם יודעים כיצד האירוע שלכם מאורגן על ידי שאילת השאלות הנכונות:

• האם הציוד זמין במקום או שספקים אחרים יצטרכו להביא אותו?
• אתם מציעים אפשרויות איכותיות יותר כמו עדשות שונות או מיקרופונים של מותגים מובילים?
• מהי שגרת התחזוקה לאחר השימוש בציוד לאירוע?
• על מי מוטלת האחריות לציוד ביום האירוע שלי?

העסקת יועץ מולטימדיה חיצוני תעניק לכם ביטחון

חברות מולטימדיה שמקום האירוע מציע אחראיות בדרך כלל למספר רב של אירועים במקביל, מה שהופך את התמיכה שלהן בזמן האירוע לפעמים למאתגרת. כשאתם מביאים ספק חיצוני לפי בחירה אישית שלכם, אתם משלמים עבור תמיכה ייעודית לאירוע ומבטיחים שהציוד בו יהיה איכותי.

2. בקשו הפניות ספציפיות לסוג האירוע שלכם

חברות מולטימדיה לרוב מתמחות בסוגים מסוימים של אירועים. כנסים גדולים, הופעות מוזיקליות, גיוס כספים בארוחת ערב אינטימית ועוד. כל סוג של אירוע ומקום מגיע עם אתגרים משלו. אירועים גדולים מציבים אתגרים שונים לעומת סביבה עסקית כמו חדר ישיבות.

על ידי בחירת חברת מולטימדיה המתאימה לסוג המקום והאירוע שאתם מארגנים, בדרך כלל תקבלו תמיכה יעילה וטובה יותר.

3. בררו לגבי מנהל פרויקטים או מנהל אירועים

חסכו לעצמכם זמן וכאבי ראש על ידי כך שתבררו עם חברת המולטימדיה שלכם לגבי העלאת פרויקט או מנהל אירועים שמכיר את סוג האירוע שאתם רוצים לקיים.

מההתחלה, דאגו להגדיר יעדים וציפיות מול חברת המולטימדיה שלכם. זה עשוי לכלול:

• רמת המעורבות של מנהל הפרויקט.
• מגבלות התקציב שלכם.
• הציפיות שלכם מפרויקט מנוהל היטב.

אתם מסכימים לתנאים לפני שהתכנון יוצא לדרך. זה יעזור לכם לקבוע מחסומים וציוני דרך לפני האירוע.

מיהו איש הקשר שלכם במקום האירוע?

בין אם האירוע שלכם דורש מנהל אירועים או לא, לחברות מולטימדיה יהיה איש קשר עיקרי במקום. זהו האדם שעונה לכם על כל שאלה בנושא זמנים, התקנה, ציוד, תמיכה טכנית ועוד. היו מודעים לגבי זהות האדם הזה וכיצד ניתן ליצור איתו קשר.

4. בעת ההשוואה בין חברות מולטימדיה, הקפידו לבדוק מה כלול ואם יש עמלות נסתרות

אל תתפלאו מהצעת המחיר הסופית. לפני שתחתמו על הסכם, למדו מהם התעריפים לשעות נוספות וכיצד או אם הם עשויים לחול על האירוע שלכם, וכן גלו מהן העלויות השונות והפרשי התעריפים עבור כל עיצוב מותאם אישית.

שקופיות פאוורפוינט, גרפיקה, קטעי וידאו

אם אתם עובדים עם מעצבים על שקופיות או גרפיקה לאירוע, בדקו אם קיימים חיובים נוספים בגין עיצובים מותאמים אישית. כמו כן, הבהירו מי מספק קטעי וידאו ואלמנטים גרפיים – אתם או חברת המולטימדיה שלכם.

ציוד

יש חברות מולטימדיה שמפרטות לגבי הבאת הציוד לאתר האירוע. לפני האירוע, בדקו מי בדיוק מעביר את הציוד ואם יש עלויות נוספות שעשויות להתווסף לסכום של הצעת המחיר הראשונית שקיבלתם.

ניקיון לאחר אירוע, חוץ מפירוק הציוד, עשוי גם לבוא עם עלות נוספת. שוחחו על הפרמטרים וההגדרה של "ניקיון לאחר האירוע".

האם יש עמלות נסתרות אחרות?

אין דבר כזה הצעת מחיר סטנדרטית או פורמט קבוע של חוזה, לכן תרצו לדעת מהן העמלות הפוטנציאליות והשירותים הנוספים. לדוגמה, מוצרים חד פעמיים עשויים להיכלל בהצעת המחיר שלכם כציוד "מתכלה", אך יתכן וזה לא יהיה זהה בהצעות מחיר של חברות אחרות.

5. אם האירוע שלכם אינו עניין חד פעמי, בקשו למלא תסקיר חוות דעת

תמיד יש מקום לשיפור! חברות המולטימדיה הכי טובות מבצעות תחקירים צוותיים כדי לזהות אזורים שבהם תהליכים יכולים להתייעל או להתשפר. הם עשויים למצוא את הצורך בשדרוג ציוד או שירותי תמיכה.

אם אתם עובדים עם חברת מולטימדיה מספר פעמים בשנה, כדאי לבצע תסקירי חוות דעת בסוף כל אירוע. אתם יכולים לצפות לראות שיפורים בכל אירוע שתקיימו לאחר מכן.

6. יצירתיות משפיעה על התקציב

אל תרגישו מוגבלים עם התקציב שלכם. כשאתם סוקרים חברות מולטימדיה, חפשו חברה שמוכנה ונרגשת לקחת על עצמה אתגרים חדשים ולחשוב באופן יצירתי. גישה יצירתית לפתרונות אומרת שחברת המולטימדיה תמצא דרכים להגשים לכם את החזון במסגרת התקציב שלכם.

פירוש הדבר הוא להסתכל על פתרונות תאורה ואודיו שנמצאים מחוץ לחבילות האירועים או שימוש ברמות שונות של ציוד ומערכות טכנולוגיות. כך או כך, החברה צריכה להבטיח שתקבלו את הוידאו והסאונד שאתם רוצים.

אז איך תוודאו שחברת המולטימדיה שלכם מכילה את הכישורים והניסיון הנכונים כדי לבצע את העבודה?

חברות המולטימדיה הטובות ביותר ישמחו לדון בהיסטוריה שלהן כעסק, כמו גם במומחיות האישית של הצוותים שלהן. ייתכן שתרצו גם לדון באיך מארגנים צוותים לכל אירוע. חלקם עשויים אפילו להכיר את המקום שבו אתם רוצים לקיים את האירוע.

תוכנית שנדונה היטב תסייע לכם להרגיש בטוחים שהאירוע שלכם יתקיים כמצופה.

אנו בפיקסל ביט רוצים להכיר אתכם ואת המטרות שלכם לפני שאנחנו צוללים פנימה. יש לנו ניסיון עשיר ומלאי גדול של ציוד איכותי, ולמומחים שלנו יש את היצירתיות והמשאבים להגשים את חלומותיכם.