אתם צריכים לארגן אירוע תוך מספר ימים, אך הצוות שלכם, ואולי גם הקהל שלכם, לא נמצאים לידכם באותו מקום. איך תוכלו לשנות פאזה ולעבור במהירות לתכנון וירטואלי של אירוע גדול מרחוק?

זו אולי נשמעת כמו משימה בלתי אפשרית, אבל אל תדאגו – הכנו את המדריך הזה על סמך למידה מכנסים מקוונים שלנו כך שנוכל לעזור לכם להתחיל!

1. תוכנית האירוע צריכה להיות ברורה לכולם

כמתכנני האירוע, חשבו על כל הצעדים שאתם צריכים לנקוט לאורך כל מסע התכנון. סקירה כללית תדריך אתכם בתהליך ותעניק לכולם מושג ברור לגבי איך הכל עובד יחד.

2. חלוקת אחריות בין חברי הצוות

מנו חברי צוות לתפקידים שונים כדי להבטיח שלכולם תהיה הבנה ברורה איזה תפקיד הם ממלאים ומה תחום האחריות שלהם.

3. סיעור מוחות כדי לייצר רעיונות

אין ספק שלחברי הצוות יהיו רעיונות נהדרים בנוגע לאיך שהאירוע יכול להיות. ערכו פגישת סיעור מוחות בועטת כדי להוציא את הרעיונות הללו לחלל החדר והשתמשו בהם להגדרת אסטרטגיית הכנס שלכם, נושא האירוע והנושאים האפשריים שלכם. זה מאפשר לכל אחד מהצוות לספק הצעות ורעיונות ולתרום לדיון הכללי.

במהלך כל תהליך תכנון האירוע, כדאי לעשות סיעור מוחות מספר פעמים מכיוון שזה יעזור לכם להתיישר עם חברי הצוות האחראיים ולנהל את שלב תכנון האירוע בצורה הטובה ביותר.

4. צרו מקורות מידע

אם אתם מארגנים אירוע גדול ותהליך התכנון אורך מספר חודשים, כדאי ליצור מקורות מידע עבור בעלי תפקידים חדשים בצוות.

העלו ללוח עבודה וירטואלי משותף את פירוט היעדים, האסטרטגיות והמדדים של האירוע, כמו גם את המשאבים והמסמכים העיקריים. אם הצוות שלכם משתמש במפגש כדי לעקוב אחר הפרויקטים, אתם יכולים לשלב את דף המפגש בלוח העבודה שלכם.

5. עקבו אחר ההתקדמות של כולם

ודאו שלכל בעלי התפקידים יש אפשרות לראות את ההתקדמות המתבצעת. לוח שנה משמש כדי לספק סקירה כללית של כל המשימות באופן קולקטיבי, ופגישות זום ו-Slack מסייעות לצוות שלכם להישאר מעודכן בכל הפרטים.

6. תנו לעוזרים בתכנון האירוע חלק בלוח העבודה

תנו לאנשים שעוזרים בתכנון חלק בלוח כדי שירגישו חלק פעיל מהתהליך. תייגו אותם אם אתם זקוקים לעזרה ושתפו פעולה בזמן אמת. לדוגמה, עבדו עם צוות העיצוב שלכם כדי לעדכן את דף הנחיתה מכיוון בזמן שצוות התוכנית עסוק בליצור קשר עם אורחים חשובים.

7. טיפוח עבודה אסינכרונית

בזמן שאתם עובדים בספרינטים, תכננו להיפגש בזום לפחות פעם בשבוע כדי שתוכלו להתעדכן ביעדים עיקריים, לענות על שאלות פתוחות ולהסיר חסמים. בינתיים, הצוות יכול לשתף פעולה בצורה אסינכרונית ולהשאיר הערות או שאלות על לוח העבודה המשותף.

כדי להפוך את פגישת הצוות לקצרות ופרודוקטיביות, ראש הצוות יכול לזהות סדרי עדיפויות בשבוע שלפני הפגישה (למשל, 'אנו מתמקדים בהשקת דף הנחיתה') ולבקש מכולם להוסיף את משימותיהם ללוח העבודה מראש.

מילה לסיום

תכנון אירוע הוא עניין מורכב, על אחת וכמה כשמדובר באירוע מרחוק. עם זאת, יש דרכים חכמות שבעזרתן אפשר לגשר על פערים ומרחקים ולייצר יחד כצוות אירוע בלתי נשכח. קחו את הטיפים שלנו ותראו איך יהיה לכם קל יותר לעבוד.

אם אתם זקוקים למצלמות זום, רמקולים או מיקרופונים – פנו אלינו עוד היום לקבלת ייעוץ מדויק עבור המוסד או החברה שלכם!