בעוד שרבים מאיתנו התרגלו או אפילו מעדיפים לעבוד מהבית, או מכל מקום אחר, סקר אמריקני שנערך לאחרונה מצא שעובדים ממשיכים לראות בעבודה במשרד ובשיתוף פעולה בין אישי היבטים מרכזיים בעבודתם, ורובם מעדיפים לעבוד מהמשרד לפחות במשרה חלקית.

האתגר הנוכחי העומד בפני עסקים וארגונים הוא שרוב המשרדים תוכננו, באופן טבעי, לשרת בעיקר צוותים שנמצאים פיזית במקום. זה אומר שמערך טרום המגפה שלכם לא יעבוד במקום העבודה ההיברידי, לכן עליכם ליישם מרחבים, תהליכים וטכנולוגיה המאפשרים לעובדים שלכם להתחבר ולשתף פעולה, בין אם הם נמצאים במשרד או לא.

אז איך אתם יכולים ליצור חלל עבודה היברידי יעיל שתומך בעובדים? הפוסט הזה יתמקד בשיקולי טכנולוגיה וחלל עבור סביבת המשרד הפיזית שיכולים לשפר את חוויית העבודה ההיברידית עבור כל העובדים – הן במקום והן כשהם עובדים מרחוק.

1. ספקו להם מגוון מרחבי פגישות

מקום העבודה ההיברידי ידרוש מכם לחשוב מחדש על אופן תכנון שטח המשרדים שלכם, במיוחד על החללים שבהם אנשים עובדים יחד בשיתוף פעולה. זה יכלול לא רק שיקולים של מי שנמצא במשרד, אלא גם לאלה שעובדים מרחוק – ואת התנועה הקולחת מאוד בין הקבוצות האלה.

שיקולי עיצוב עשויים לכלול למשל מגוון חללי פגישות המתאימים למספר משתתפים משתנה ומאפשרים לאותם משתתפים להשתמש בכל החלל.

ולמרות שהמשרד עשוי להפוך בעיקר למרכז לשיתוף פעולה, סביר להניח שרוב הפגישות יהיו פגישות היברידיות עם לפחות כמה משתתפים מרחוק. לכן, בעת ​​תכנון וחשיבה מחודשת של מרחבי פגישות, חשוב לקחת בחשבון באותה מידה את העובדים מרחוק כמו את אלה שנמצאים פיזית במשרד.

מה זה אומר? בנוסף לחדרי ישיבות מסורתיים שיכולים להכיל את כל העובדים במשרד ובהם הציוד הנדרש לחיבור למשתתפים מרחוק, יהיה צורך מוגבר במקומות לישיבות קטנות יותר.

אפילו בפגישות עם אחד עד שלושה אנשים בלבד עשוי להיות אדם אחד לפחות שמשתתף מרחוק, כך שיהיה צורך מוגבר בחדרי ישיבות ומשרד קטנים המאפשרים לעובדים במשרד להתחבר בקלות לעובדים מרוחקים במקום במשרד שאינו בהכרח השולחן הקבוע שלהם, כך שלא יפריעו לעובדים אחרים שעשויים להיות בקרבת מקום.

2. ודאו שכל החללים מאפשרים ועידות וידאו

עם גידול מספר העובדים מרחוק, ככל הנראה יהיו לפחות כמה משתתפים כאלה בכל פגישה. זה יוצר ביקוש מוגבר לחללים שהוקמו במיוחד לועידות וידאו. לא פחות חשוב מאשר לספק מגוון מרחבי פגישות הוא להבטיח שכל חללי הישיבות, מהגדולים ועד הקטנים, יהיו מאובזרים כדי לאפשר חיבור חלק למשתתפים מרוחקים.

על ידי החלפת החומרה בחדרי הישיבות המסורתיים במערכות חכמות שניתנות להפעלה ממחשבים ניידים של משתמשים, חברות וארגונים יכולים להפוך כל חלל למרחב מוכן לכנס היברידי.

3. השתמשו בניתוח נתונים כדי להבין טוב יותר את הצרכים בחלל העבודה ההיברידי ולבצע אופטימיזציה שלהם

מגפת הקורונה הראתה לנו באיזו קלות החיים שלנו יכולים להשתבש, ואיך פתאום יכול להיווצר שינוי משמעותי במקום העבודה. נתונים על חללי עבודה משותפים נחוצים יותר מאי פעם, זאת כדי שניתן יהיה לאפשר החלטות מושכלות לתכנון שטח, מתקנים וטכנולוגיה לטווח הקרוב והארוך.

ניתוח נתונים במקום העבודה יכול לספק תובנות לגבי חללי פגישות מועדפים, שעות שיא לפגישות, תפוסה מרבית, מספר המפגשים הפיזיים לעומת פגישות מרחוק, באילו שירותי ועידות וידאו משתמשים הכי הרבה, באילו מכשירים עובדים משתמשים לשיתוף תוכן ועוד.

4. מצאו פתרונות שמאפשרים לעובדים שלכם להתחבר ולשתף פעולה

מעבר לעיצוב החלל ההיברידי והתקנת הטכנולוגיה שמאפשרת שיתופי פעולה וועידות בחדרי ישיבות, חשוב גם לבחון כיצד העובדים שלכם מוצאים זה את זה.

ככל שמקום העבודה שלכם נזיל יותר, וקשה לצפות במדויק כמה עובדים יגיעו למשרד בכל יום, תהיו חייבים ליישם פתרונות שמקלים עליהם להתחבר ולשתף פעולה, לא משנה איפה הם נמצאים.

טכנולוגיית שיתוף פעולה עם יכולות משולבות, כמו שילוב לוח שנה אישי וחדרים, מצבת עובדים, איתור דרכים ושירותי מיקום, תקל על בחירת מרחב הפגישות, הזמנת חדרים וניטור תפוסה וכן מציאת שיתופי פעולה עם עמיתים בסביבה דינמית שכזו.

מעוניינים להפוך את חלל העבודה שלכם למרחב היברידי עם ועידות וידאו מתקדמות? דברו איתנו עוד היום!